ー このようなお困りごとはありませんか? ー

 
 システム導入/改修の費用対効果を明らかにできず、予算を確保することができない。
 
 システム導入/改修の費用対効果を明らかにできず、予算を確保することができない。
 
 事業者に見積りを依頼したが提示額が高額であるため、予算を確保できない。
 
 事業者に見積りを依頼したが提示額が高額であるため、予算を確保できない。
 
 複数の事業者から見積りを取っても、内容と金額の妥当性を判断できない。
 
 複数の事業者から見積りを取っても、内容と金額の妥当性を判断できない。
 
 要件や仕様を事業者にうまく伝えられず、構築後の追加改修が多発してしまう。
 
 要件や仕様を事業者にうまく伝えられず、構築後の追加改修が多発してしまう。
 
 事業者の説明が専門的すぎて、理解が十分ではないまま見積りを受領してしまう。
 
 事業者の説明が専門的すぎて、理解が十分ではないまま見積りを受領してしまう。
 
 予算申請に多くの手間と時間がとられるため、担当者の能力だけでは処理しきれない。
 
 予算申請に多くの手間と時間がとられるため、担当者の能力だけでは処理しきれない。
 

ー サービス概要 ー

§1 見積書の妥当性の評価を支援します

業者が提示した見積書の内容を評価し、情報システムの専門家の立場から妥当性を評価します。

§2 見積書の積算根拠や見積の考え方を整理します

業者が費用を積算する際の「考え方」をヒアリングし、要件と工数の妥当性を整理します。

§3 見積取得作業をサポートします

業者へ提示する仕様や要件の作成を支援し、比較検能な見積項目を定義したうえで、各社の提案の特長や優位な部分、問題点やリスク面をスコア化するなどをサポートします。


 

▶ 見積りの前提となる資料(調達仕様書等)に基づき見積書を評価します
▶ 評価結果を「見積評価結果報告書」として提出します
▶ 評価後の傾向分析を行います(年間契約のみ)

 
 
事業部門は予算編成方針に基づき所管する事業の企画・計画書を作成し、財政部門へ提出します。この場合の多くは、既存システムベンダをはじめとした事業者に見積書の提出を依頼することになります。

現行の予算編成方式では、財政部門によるヒアリングが必要になるため、財政部門の担当者をどれだけ納得させられるか。あるいは、財政部門内での議論に耐えられる説明と根拠を適切に準備できるかがポイントになります。

しかし予算要求の時点では、新たなシステムに求める具体的な機能やスケジュール、または起点となる法改正の対象事務すら明確化していないこともあり、工数を積算するシステムベンダとしても、曖昧な要件で詳細な見積内訳を示すことができず、ほとんどの場合、その根拠が示されることはありません。

実際問題、要件が定義される前段では不確定要素も多く、仮に詳細な内訳をむりやり積算したとしても、前提条件(対象業務、作業規模、スケジュール)が変わるたびに再積算となるわけですから、システムベンダ側の本音も「要件が確定しないと、詳細な見積根拠を示すことはできない」となるわけです。

一方、数百万あるいは数千万円といった規模の事業に対し、見積根拠が不明確なまま予算編成に必要な稟議を進められるのかといった、現実的な問題も無視することはできません。

現在の予算編成方式による流れはおおむね以下の通りです。

 

システムベンダから示される参考見積(概算見積)の妥当性については、多くの自治体でも不満を感じつつも、そもそも要件を明確化していないことや、職員の査定スキルへの依存度の高さなどを考えると、情報化事業の推進に必要な業務量はあまりに多く、そこに割ける職員の時間はあまりに短く限定的です。

その結果、見積の根拠薄弱、担当者の査定スキル不足、タイトなスケジュールによる検討時間切れなどにより、適切な査定が行われず予算編成が失敗に終わり、事業推進の弊害となる向きも決して少なくありません。


見積金額の妥当性を確保しようとした場合、組織内で査定行為が適切に機能していることが前提であることは言うまでもありません。しかし、様々な阻害要因が複雑に絡み合い、それが機能しづらい状況となっていることが現実的実態であること踏まえると、該当事業に直接関与しない「第三者の立場にある専門家による客観的な評価」に基づいた査定行為のサポートが必要であると私たちは考えます。

システムベンダが提出した見積内容を第三者の立場にある専門家による客観的な評価を加える事で、庁内で進める意志決定プロセスに「外部評価」が付け加えることが可能となり、従前の予算査定プロセスの健全性を間接的に確保することに繋がり、調達担当者や情報システム部門の事務負担の軽減に寄与します。また、年間を通じて評価内容を分析することで、評価行為に係わる要素を定量的に把握することが可能となります。

 


 
 
ベンダからの見積金額の妥当性を判断するにあたり、見積作成の元となった仕様書から読み取ることが難しい情報が存在します。

見積アセスメントプラス(オプション)では、システム所管課に対するヒアリングを支援することで、仕様書には記載できなかった要件や要望を明確化し、弊社技術者の知見と合わせて、より精細な評価を実施することが可能となります。


 

自治体では、定められた期間までに必要な申請手続きを済ませ、予算執行をする必要があります。

新入職員や初めてシステム担当に任命された方は、システムアセスメント業務でどのような申請が必要で、何を書く必要があるのかわからない方が多く、必要以上に工数がかかり、スケジュールに遅れが発生することは珍しくありません。また、システムアセスメントに関する知識にバラつきがある場合、職員の個人的な資質と経験に依存した手続きとなり、システムアセスメントの質にも影響が生じてしまいます。

「見積もりアセスメント研修(オプション)」では、貴自治体のシステムアセスメント手順やガイドライン等を踏まえて、システムアセスメントのポイントと注意点を具体的な事例を中心とした研修を行います。

これにより、職員のシステムアセスメントにおける基礎スキルを向上とともに、一貫した基準を設け、システムアセスメント業務の最適化を支援いたします。


 

新たな事業の開始や既存事業の改善に際し、システム導入に係る検討を適切に進める必要があります。不慣れな情報システムの導入検討には多くの時間と手間を要します。本来の業務以外の対応で、通常業務の時間を逼迫しサービス低下を招くリスクを抱えてはいませんでしょうか。

「システム導入企画支援(オプション)」では、貴自治体におけるシステム導入ポリシー、設置環境等を踏まえて、システム導入企画時の検討や手続きをサポートいたします。特に、情報システムに明るくない担当者に対しては、適切なフォローを行いうことで、システム導入企画における負担を大きく軽減させることが可能です。これにより、担当者の通常業務に専念する時間を確保いたします。

※)事業者見積取得時の情報提供依頼書等の作成代行するものではありません。


 

新たなシステムの構築や、既存システムの機器更改のために、仕様書を作成するにあたり、調達担当者として以下のような準備が必要となります。

① 最新の製品・サービス・技術に関する情報の入手
② それらの提供方法、納入に要する期間、費用などの情報を入手
③ 対象システムの実現性、拡張性およびライフサイクルコストの検討

ベンダから提出される見積金額の妥当性については、多くの自治体において、調達部門に配属されているITの専門家が必ずしも十分ではないことから、調達担当者や情報政策部門の担当者は多くの負担を感じているところです。

適切でない仕様書に基づいて構築されたシステムは、貴自治体の要望のすべてが実現されないばかりか、不要な機能が付いてきて割高なシステムとなることが考えられます。

適切な仕様書を作成するには、専門家の適切なサポートが必要であり、弊社技術者が最新の情報をもとに、職員に適切にアドバイスを行います。

仕様書を適切に作成することで、貴自治体で希望するシステムの作成が手戻りなく実現し、職員の負担軽減やコスト削減の一助となります。


 

企画・調達ガイドラインは、運用を経て課題の抽出、改訂作業は適宜対応されていますでしょうか。
 
企画・調達ガイドラインの定期的な見直しにより、現在の運用とのかい離、制度の形骸化を防ぎます。古いガイドラインの利用は、不必要な稼働の発生や作業の出戻り、適正な情報システム調達の妨げとなるため、定期的な改訂作業が必要です。

「企画・調達ガイドライン改訂支援(オプション)」では、総務省や他自治体で策定されているガイドラインとの比較・検討、貴自治体のガイドライン運用時の課題抽出、それらの結果から改定案を提示し、貴自治体担当者と協議のうえガイドライン改訂を支援することで、担当者の通常業務への影響を最小限に改訂対応が可能です。

 

 

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